LEGIS PRO

Как по форме ЕФС-1 отчитаться при приёме сотрудника на работу: инструкция 2025 года

С начала 2023 года все сведения о кадровых изменениях работодатели обязаны передавать в Социальный фонд России (СФР) по новой единой форме — ЕФС-1. С 1 января 2024 года бланк обновился, появились новые коды и уточнения. В этой статье разберем, как правильно заполнить форму TAC-1 при приёме на работу, какие поля обязательны и в какие сроки нужно отчитаться.

Что такое ЕФС-1 и зачем её подавать при приёме?

ЕФС-1 — это единая форма отчётности, утверждённая приказом ФСФР № 2281 от 17.11.2023. Она заменила форму СЗВ-ТД и предназначена для информирования Социального фонда о различных кадровых мероприятиях: приёме и увольнении работников, переводах, приостановлении трудовых договоров, заключении договоров ГПХ и других действиях.

Отчёт по ЕФС-1 обязателен при приёме на работу любого сотрудника, включая:

основного работника;
совместителя;
дистанционного сотрудника;
работника по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Срок подачи ЕФС-1 при приёме на работу

Отчётность нужно подать не позднее следующего рабочего дня после оформления документа-основания (приказа, распоряжения, иного документа).

Примеры:

Если приказ подписан 25 февраля 2025 года (вторник), то срок сдачи — 26 февраля.
Если дата оформления — пятница, срок сдачи переносится на понедельник (если это рабочий день).

Форму нужно подавать:

в электронном виде — если численность работников (включая ГПХ) превышает 10 человек;
на бумаге — если работников меньше 10 и организация не обязана использовать электронный документооборот.

Какие разделы формы ЕФС-1 заполнять при приёме?

При приёме на работу необходимо заполнить:

Титульный лист — сведения об организации.
Подраздел 1 раздела 1 — данные работника.
Подраздел 1.1 — сведения о кадровом мероприятии (приёме).

Форма подаётся только по этим разделам, остальные части заполняются при других целях (стаж, травматизм и пр.).

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Заполнение подраздела 1 раздела 1 (сведения о сотруднике)

В этом разделе указываются:

СНИЛС — строго в формате XXX-XXX-XXX XX;
ИНН — если есть;
ФИО — полностью, без сокращений;
Дата рождения;
Статус застрахованного лица (например, «ГРФ» — гражданин РФ).

Как правильно заполнить подраздел 1.1 при приёме сотрудника

Подраздел 1.1 оформляется в виде таблицы с 10 графами:

Графа	Что указывать
1	Порядковый номер записи
2	Дата приёма (например, 25.02.2025)
3	Код мероприятия — ПРИЕМ
4	Условия труда (если применимо): «РКС» или «МКС», иначе пусто
5	Должность и код вида договора: «0» — бессрочный; «0.1» — срочный до 6 мес.; «0.2» — срочный более 6 мес.; «1» — совместительство; «1.1», «1.2» — срочные по совместительству
6	Код по ОКЗ, а также при необходимости: «ДИСТ» — дистанционная работа; «НДОМ» — надомная; «НЕПД» — неполный день; «НЕПН» — неполная неделя; «ОСОБ» — для отдельных категорий в госсекторе
7	Не заполняется при приёме
8	Название документа: Приказ
9	Дата приказа
10	Номер приказа

Особенности графы 11 — отмена записи

Если необходимо отменить ранее переданные сведения о приёме, увольнении и т. д., заполняют ту же строку заново, но в графе 11 ставят «X». Это сигнал СФР, что запись подлежит аннулированию.

Частые ошибки при заполнении

Неверный формат СНИЛС или ИНН.
Отсутствие обязательных кодов вида договора в графе 5.
Пропуск кода трудовой функции (ОКЗ) в графе 6.
Отсутствие подписи квалифицированной ЭП при электронной подаче.
Сдача позже установленного срока (день после приказа).

Подавать форму ЕФС-1 при приёме на работу — обязанность каждого работодателя с 2023 года, а с 2024 — ещё и по новой форме. Заполняются только три блока: титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Ошибки в отчёте могут привести к штрафам и запросам от СФР. Поэтому важно следить за актуальными кодами, сроками подачи и корректным заполнением всех строк.

Если вы сомневаетесь, как правильно заполнить форму — лучше обратиться за консультацией к специалистам по кадровому делопроизводству или в бухгалтерию. Это поможет избежать лишних проверок и штрафов.