LEGIS PRO

Как выдать деньги в подотчет в 2025 правильно

В 2025 году расчеты с подотчетными лицами проводятся с учетом последних изменений законодательства и в соответствии с утвержденными нормативными актами. Работодателям важно грамотно оформлять подотчетные суммы, чтобы избежать финансовых рисков и штрафов. В данной статье рассмотрены новые требования, примеры документов и пошаговая инструкция по выдаче и учету подотчетных средств.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные средства – это деньги, которые компания или индивидуальный предприниматель (ИП) выдает работнику для совершения покупок или оплаты услуг в интересах организации. К примеру, это может быть приобретение канцтоваров, оплата транспортных расходов, командировочные выплаты.

Основная задача бухгалтера – правильно оформить документы, соответствующие нормам работы с наличными деньгами и налоговым учетом. Ошибки в документообороте могут привести к доначислению налогов, штрафам и финансовым потерям.

Кому можно выдать подотчетные средства

Подотчетным лицом может быть:

сотрудник компании, включая руководителя;
иностранный работник, даже если он не является налоговым резидентом РФ;
физическое лицо, имеющее гражданско-правовой договор с компанией (например, подрядчик).

Такие разъяснения приведены в пп. 6.3 п. 6 Указания Центробанка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, а также в письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

ИП как подотчетное лицо

Важно! Сам индивидуальный предприниматель не является подотчетным лицом, если совершает покупки для своего бизнеса самостоятельно. Однако если работник ИП получает деньги на расходы в интересах бизнеса, он становится подотчетным лицом и обязан отчитаться за потраченные суммы.

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Сроки выдачи и отчетности по подотчетным средствам

За сколько дней выдавать подотчетные средства

В законодательстве отсутствует четкий срок, за сколько дней до покупки или поездки выдавать подотчетные деньги. Единственное исключение – командировочные расходы: работодатель обязан выдать их авансом до поездки.

Работодатель вправе устанавливать сроки самостоятельно и закреплять их в локальных нормативных актах.

На какой срок можно выдавать подотчетные деньги

Организация определяет сроки в зависимости от цели использования:

для командировок – на срок поездки плюс три рабочих дня для отчетности;
для покупки офисных товаров – на неделю или иной срок, установленный приказом.

Когда нужно отчитаться за подотчетные деньги

Срок отчетности различается в зависимости от цели:

для командировок – в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
для иных целей – сроки устанавливаются работодателем в локальных актах.

В случае несвоевременного отчета бухгалтерия может столкнуться с проблемами возврата средств.

Лимиты подотчетных средств

Законом не установлены лимиты по суммам выдачи подотчетных средств. Однако при расчетах между организациями и ИП действует лимит наличных расчетов – 100 тыс. рублей по одному договору. Нарушение грозит штрафом:

до 50 тыс. рублей для компании;
до 5 тыс. рублей для руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ).

Способы выдачи подотчетных денег

Наличными через кассу. Оформляется расходный кассовый ордер (РКО). Наличные могут выдаваться только из выручки.
Переводом на карту сотрудника. Можно использовать зарплатную, дебетовую или кредитную карту любого банка.
Переводом на корпоративную карту. Требуется доверенность на использование карты.

Документы для выдачи подотчетных средств

Заявление и приказ

Для выдачи подотчетных средств нужен один из документов:

заявление сотрудника на имя руководителя;
приказ организации о выдаче денег.

Авансовый отчет

Сотрудник обязан представить авансовый отчет с подтверждающими документами (чеки, счета, накладные) в установленные сроки. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу компании.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

Если работник не отчитался и не вернул остаток:

Издается приказ об удержании суммы из зарплаты.
Получается письменное согласие сотрудника.
Удержание проводится в размере до 20% от зарплаты ежемесячно.

Если согласие не получено, взыскание возможно только через суд.

Бухгалтерский учет подотчетных средств

Подотчетные суммы не являются доходом сотрудника, если он представил отчет. В противном случае деньги облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Типовые бухгалтерские проводки

Операция	Дебет	Кредит
Выдача наличных	71	50
Перечисление на карту	71	51
Отражение расходов	10, 20, 26, 44	71
Возврат неиспользованных денег	50 (51)	71
Удержание остатка из зарплаты	70	94

Новое в выдаче подотчетных средств в 2025 году

С 2025 года введены новые требования к подотчетным документам:.

Ужесточение контроля за подтверждающими документами. Все чеки, счета и накладные должны соответствовать требованиям бухгалтерского учета.
Санкции за несвоевременную отчетность. Работодатели обязаны следить за своевременным предоставлением авансовых отчетов.

Правильное оформление подотчетных средств в 2025 году требует учета новых законодательных норм, строгого документооборота и контроля со стороны бухгалтерии. Несоблюдение правил может привести к штрафам и финансовым потерям. Рекомендуется внедрить внутренние регламенты для минимизации рисков и автоматизировать процесс учета подотчетных сумм.

Елена Криштоп

Главный редактор, CEO