LEGIS PRO

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника

С 2023 года работодатели обязаны предоставлять в Социальный фонд России (СФР) сведения о приеме на работу сотрудников в форме ЕФС-1. Этот отчет содержит важную информацию о трудовой деятельности, страховом стаже и заработной плате работника.

Форма ЕФС-1 используется для:

фиксации факта трудоустройства нового сотрудника;
учета страхового стажа работников;
правильного начисления страховых взносов;
контроля соблюдения трудового законодательства;
подтверждения данных для расчета будущей пенсии сотрудника.

Подавать форму должны все работодатели: юридические лица и индивидуальные предприниматели, заключившие трудовой договор с работником.

Что входит в форму ЕФС-1

Форма состоит из нескольких частей:

Титульный лист – содержит общие сведения о работодателе.
Раздел 1 – сведения о трудовой деятельности и страховом стаже работника.
- Подраздел 1.1 – данные о приеме на работу.
- Подраздел 1.2 – информация о страховом стаже.
Раздел 2 – расчеты страховых взносов, заполняется в определенных случаях.

Как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника

1. Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

Регистрационный номер организации в СФР;
ИНН и КПП (для юрлиц);
Наименование организации (полностью);
ОГРН или ОГРНИП;
Код ОКВЭД – основной вид деятельности;
Контактные данные (телефон, e-mail).

2. Заполнение подраздела 1.1 (прием на работу)

В этом разделе указываются сведения о новом сотруднике:

СНИЛС;
ФИО (полностью);
Дата рождения;
Гражданство;
Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
Дата приема на работу;
Должность и подразделение;
Вид договора (трудовой или гражданско-правовой);
Код мероприятия (например, «ПРИЕМ»).

3. Заполнение подраздела 1.2 (страховой стаж)

В этом разделе указываются:

Дата начала работы;
Основание приема (код мероприятия «ПРИЕМ»);
Код условий труда (например, «ДИСТ» для дистанционной работы);
Данные о местности (МКС, РКС) – если сотрудник работает в условиях Крайнего Севера.

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Когда нужно сдавать ЕФС-1 при приеме сотрудника на работу

Сроки сдачи формы зависят от способа передачи:

Электронный формат – в течение 3 рабочих дней после приема;
Бумажный вариант – в течение 5 рабочих дней.

Если отчет подается позднее срока, работодателю грозит штраф от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника.

Как сдать ЕФС-1 при приеме сотрудника

Отчет можно подать несколькими способами:

Через электронный документооборот – удобный и быстрый вариант.
На сайте СФР – с использованием квалифицированной электронной подписи.
Лично в отделении СФР – при наличии бумажного документа.
Через бухгалтерские программы – например, 1С, СБИС, Контур.Экстерн или другие сервисы.

Частые ошибки при заполнении ЕФС-1

Некорректные данные сотрудника (ошибки в ФИО, СНИЛС, дате рождения).
Пропуск сроков подачи отчета.
Ошибка в кодах мероприятий (например, неверное указание основания приема).
Неверное указание кода условий труда (например, «Обычные» вместо «ДИСТ» для удаленных сотрудников).
Отсутствие сведений о подразделении организации.
Ошибка в реквизитах работодателя (ИНН, КПП, ОГРН).

Ответственность за несвоевременную подачу ЕФС-1

Несвоевременная сдача формы ЕФС-1 влечет за собой административную ответственность. Если работодатель пропустит срок подачи формы, ему может грозить штраф:

На должностное лицо – от 300 до 500 рублей;
На организацию – до 50 000 рублей в случае систематических нарушений.

Также ошибки в заполнении формы могут привести к сложностям при назначении пенсии и социальных выплат сотрудникам. В крайних случаях возможны доначисления страховых взносов и налоговые проверки.

Советы по правильному заполнению ЕФС-1

Проверяйте актуальные формы – иногда они обновляются, и важно использовать актуальный бланк.
Используйте специализированные бухгалтерские программы – это снизит вероятность ошибок.
Проверяйте данные сотрудников – неправильный СНИЛС или паспортные данные могут стать причиной отказа в приеме отчета.
Сдавайте отчет заранее – не откладывайте подачу на последний день, чтобы избежать штрафов.
Храните копии отчетов – это поможет при проверках и возможных разногласиях с фондами.
Регулярно обучайте кадровиков и бухгалтеров – чтобы избежать ошибок при подаче сведений.

Форма ЕФС-1 – важный отчет для работодателей, фиксирующий факт трудоустройства нового сотрудника. При ее заполнении необходимо следовать установленным требованиям, избегать ошибок и подавать сведения в установленные сроки. Это поможет избежать штрафов, корректно оформить страховой стаж работника и обеспечить его социальные гарантии. Регулярная проверка актуальности форм и использование современных программ позволит автоматизировать процесс и снизить вероятность ошибок.

бухгалтерия ЕФС

Елена Криштоп

Главный редактор, CEO