LEGIS PRO

Новые требования по оформлению путевых листов

Путевой лист – это ключевой документ в системе учёта и контроля транспортных операций. Он играет важную роль в документообороте предприятия, фиксируя сведения о поездке и выполняемых перевозках. С развитием законодательства и ужесточением требований к учёту путевой лист также претерпевает изменения. Важно понимать, что правильное оформление путевых листов напрямую влияет на корректность учета транспортных расходов и налоговую отчетность.

В данной статье рассмотрим, как правильно оформлять путевой лист, а также какие штрафы могут быть применены за нарушение требований.

Что такое путевой лист и зачем он нужен?

Путевой лист — это документ, который используется для учета использования транспортного средства в служебных целях. Этот документ фиксирует информацию о маршруте, времени использования автомобиля, пробеге и других важных показателях, которые необходимы для учета транспортных расходов и налогообложения. В организациях путевые листы оформляются для служебных поездок, а у индивидуальных предпринимателей они могут быть использованы для учета транспортных расходов.

Путевой лист обязателен для тех организаций, которые используют автомобили для перевозки грузов или пассажиров, а также для тех, кто арендует транспортные средства или управляет собственными машинами для нужд бизнеса.

Путевой лист в 2025 году выдаётся водителю транспортного средства как подтверждение выполнения перевозки грузов или пассажиров. В нём фиксируются данные о маршруте, расходе топлива и другие важные сведения.

Документ выполняет следующие функции:

расчёт заработной платы водителя;
учёт расходов на эксплуатацию транспортного средства;
компенсация затрат сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях;
предоставление данных для проверок со стороны контролирующих органов.

Дополнительные задачи путевого листа

контроль и учёт передвижения транспортных средств;
соблюдение требований законодательства;
обеспечение безопасности дорожного движения;
защита от спорных ситуаций и помощь в бухгалтерском учёте.

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Требования к оформлению путевых листов

Согласно новым требованиям, изменения в оформлении путевых листов вступили в силу с 2023 года. В частности, обновления касаются нескольких важных аспектов, таких как содержание путевого листа, сроки его составления и передача информации.

Форма путевого листа

Обязательная форма путевого листа включает в себя дополнительные поля и информацию, необходимую для более точного учета использования транспортных средств. Некоторые из новых пунктов включают:

Дата и время начала и окончания рейса — теперь необходимо указывать точное время начала и окончания поездки, а также время перерывов.
Цель поездки — теперь в путевом листе обязательно указывается подробная цель поездки, например, доставка товаров, командировка и т.д.
Маршрут следования — в обязательном порядке указывается не только конечный пункт, но и промежуточные точки маршрута, если таковые имеются.
Информация о водителе — необходимо указание полного имени водителя, его должности, а также наличие соответствующих разрешений на управление данным транспортом.
Информация о транспортном средстве — обязательным становится указание не только номера автомобиля, но и других технических характеристик (например, модель, год выпуска и т.д.).

Основные сведения, включаемые в путевой лист

Документ содержит информацию о транспортном средстве (марка, модель, госномер), маршруте следования, пассажирах или грузе, а также данные о техническом состоянии машины и медицинском осмотре водителя.

Кто обязан оформлять путевой лист

Компании, владеющие транспортом или осуществляющие перевозки, обязаны оформлять путевые листы согласно требованиям Федерального закона № 259-ФЗ. Документ необходим для соблюдения норм законодательства и подтверждения расходов.

Изменения в путевом листе с 2023 года

С 1 марта 2023 года вступили в силу новые правила:

Название и номер путевого листа стали необязательными (кроме случаев учёта расходов).
Владелец транспорта теперь указывает данные о предприятии, а не о себе.
Журнал регистрации путевых листов стал необязательным.

Электронный путевой лист

С 11 марта 2023 года введена возможность оформления путевого листа в электронной форме. Это позволяет автоматизировать документооборот и упростить учёт. Электронный документ содержит сведения о рейсе, медицинских и технических осмотрах и заверяется электронной подписью.

Новые требования с 1 сентября 2023 года

Согласно приказу Минтранса № 159, теперь в путевом листе указываются:

СНИЛС водителя;
данные водительского удостоверения;
информация о возможных изменениях состава водителей или прицепов.

Обязательные реквизиты путевого листа

Документ должен содержать:

название и дату составления;
срок действия;
информацию о владельце транспорта;
данные автомобиля и водителя;
сведения о маршруте, пробеге, осмотрах и виде перевозки.

Порядок заполнения путевого листа в 2025 году

1. Указание срока действия. Можно оформить путевой лист на один день или на более длительный срок, если поездка требует этого.

2. Данные об оформителе. Необходимо указать наименование организации, адрес регистрации и контактные данные.

3. Информация о транспортном средстве. Включает марку, модель, госномер, данные о прицепе (если есть) и сведения о техосмотре.

4. Данные о водителе. ФИО, СНИЛС, номер и дату выдачи водительского удостоверения.

5. Результаты медицинского осмотра. В путевом листе фиксируется дата и время предрейсового и послерейсового осмотра.

6. Тип перевозки. Выбирается один из вариантов: коммерческая перевозка, собственные нужды или специализированные перевозки.

7. Вид сообщения. Определяется как городское, пригородное, междугородное или международное.

8. Подписи. Документ подписывается водителем, врачом и техническим специалистом. В электронной форме используется цифровая подпись.

Ответственность за нарушения

Согласно новым положениям, если путевой лист оформлен с нарушениями или в нем отсутствуют необходимые данные, это может привести к штрафным санкциям. В случае, если документ не будет правильно оформлен, организация может столкнуться с штрафами, предусмотренными Налоговым кодексом РФ. Штрафы могут быть наложены не только за отсутствие путевого листа, но и за неправильное заполнение информации о маршруте, водителе или транспортном средстве.

Кроме того, организации, которые не будут соблюдать требования по оформлению путевых листов, могут быть лишены права на налоговые вычеты по транспортным расходам, что может существенно повлиять на финансовое положение компании.

За отсутствие или ошибки в путевых листах предусмотрены штрафы:

500 рублей для водителя за отсутствие документа;
до 30 000 рублей для компаний за нарушение правил медосмотра или техконтроля;
до 100 000 рублей за ошибки в оформлении.

При отсутствии первичной документации возможны налоговые санкции в размере до 30 000 рублей (статья 120 НК РФ).

Соблюдение требований к оформлению путевых листов поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность учёта транспортных расходов.

Когда путевой лист не требуется?

Важно помнить, что путевой лист не требуется, если транспортное средство используется в личных целях или для перевозки грузов/пассажиров, не связанных с деятельностью компании. Например, если транспорт используется для разовых поездок, не имеющих отношения к бизнесу, то оформление путевого листа не требуется.

Однако, если транспортное средство задействовано в хозяйственной деятельности, даже если поездка была краткосрочной, путевой лист необходим. Это касается случаев, когда транспорт используется для выполнения работ, доставок, поездок по заказам и т.д.

Компании, которые используют транспортные средства для служебных нужд, должны тщательно следить за правильностью оформления этих документов. Особенно это важно для учета транспортных расходов и обеспечения правильного налогообложения.

Электронные путевые листы могут стать удобным инструментом для автоматизации учета и упрощения документооборота, однако важно помнить о необходимости их правильного оформления и хранения. Невыполнение требований может привести к штрафам, лишению налоговых вычетов и другим неприятным последствиям.

бухгалтерия путевой лист

Елена Криштоп

Главный редактор, CEO