LEGIS PRO

Откуда взять сведения для заполнения отчета 6-НДФЛ

Заполнение формы 6-НДФЛ – одна из ключевых задач для налоговых агентов, включающих организации и индивидуальных предпринимателей, выплачивающих доходы физическим лицам. Этот отчет предназначен для обобщения данных о начисленных и удержанных суммах налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и представляется в налоговые органы. В статье рассмотрим основные источники информации, необходимые для корректного заполнения 6-НДФЛ, и дадим практические рекомендации по формированию отчета.

Ведение налоговой отчетности – один из ключевых аспектов работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Ошибки в расчетах и несвоевременная подача отчетности могут привести к штрафам и блокировке счетов. Одним из важнейших документов, который обязаны сдавать налоговые агенты, является форма 6-НДФЛ. В данной статье мы детально разберем ее назначение, порядок подачи, сроки, примеры заполнения и возможные санкции за нарушения.

Что такое 6-НДФЛ и кто должен его подавать?

Форма 6-НДФЛ представляет собой отчетность, содержащую сведения о начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога на доходы физических лиц. Этот отчет введен в налоговую практику с 1 января 2016 года и является обязательным для всех налоговых агентов.

Кого относят к налоговым агентам?

Налоговыми агентами признаются:

Российские юридические лица (ООО, АО и другие организации), имеющие наемных работников.
Индивидуальные предприниматели, выплачивающие заработную плату сотрудникам.
Обособленные подразделения иностранных компаний, зарегистрированные в РФ.
Организации, относящиеся к категории крупнейших налогоплательщиков.
Государственные и муниципальные учреждения.

Основные источники данных для 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ требует использования различных источников информации, включая:

Бухгалтерские документы (ведомости начислений и выплат заработной платы, расчетные листки, документы по премиям и бонусам);
Кадровые документы (приказы о приеме, увольнении, отпускных выплатах, оплате больничных);
Банковские выписки (информация о перечислениях заработной платы, премий, удержанных налогах);
Первичные учетные документы (договора с физическими лицами, акты выполненных работ);
Программы бухгалтерского учета (1С, Контур, SAP и другие, содержащие сведения о начислениях и удержаниях НДФЛ);
Реестры налоговых платежей (сведения о перечислении налога в бюджет);
Справки 2-НДФЛ (данные о доходах и удержанных налогах сотрудников);
Выписки по страховым выплатам (если выплачивались больничные пособия за счет СФР).

Федеральная налоговая служба (ФНС) утвердила новую форму расчета 6-НДФЛ на 2024 год еще в сентябре 2023 года. Это было сделано приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Однако в конце 2023 года в порядок начисления и уплаты подоходного налога были внесены значительные изменения. Эти изменения закреплены в Федеральном законе от 27.11.2023 № 539-ФЗ.

Новые правила перечисления НДФЛ c 2024 года

С 1 января 2024 года налоговые агенты обязаны уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет дважды в месяц. Также дважды в месяц необходимо отправлять уведомления в налоговую службу о суммах начисленного налога. Новые сроки перечисления налога зафиксированы в статьях 58 и 226 Налогового кодекса РФ и выглядят следующим образом:

За период с 1 по 22 число текущего месяца:

Уведомление в налоговую инспекцию отправляется не позднее 25 числа текущего месяца.
Уплата налога в бюджет производится не позднее 28 числа текущего месяца.

За период с 23 по последнее число месяца:

Уведомление в налоговую направляется не позднее 3 числа следующего месяца.
Перечисление налога в бюджет осуществляется до 5 числа следующего месяца.

За период с 23 по 31 декабря:

Уведомление и уплата НДФЛ происходят в последний рабочий день декабря.

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Обновленная форма 6-НДФЛ

Поскольку порядок уплаты НДФЛ изменился, ФНС потребовалось скорректировать и форму отчетности 6-НДФЛ. В декабре 2023 года налоговая служба представила рекомендованную версию обновленного расчета (письмо ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166). Однако окончательная версия формы была утверждена уже в 2024 году, приказом ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.

При заполнении формы налоговые агенты должны, как и раньше, использовать данные из налоговых регистров по НДФЛ (пункт 1 статьи 230 НК РФ). Важное условие: если численность сотрудников компании или индивидуального предпринимателя (ИП) составляет 10 человек или менее, отчетность можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Однако если в штате более 10 человек, сдавать 6-НДФЛ разрешено только в электронной форме (пункт 2 статьи 230 НК РФ, письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@).

Ключевые изменения в 6-НДФЛ в 2024 году

Изменения в форме расчета связаны в первую очередь с введением новых сроков уплаты налога. Однако обновление формы затронуло и другие важные аспекты.

Основные новшества:

Обновлены штрихкоды на всех страницах формы.
Изменен порядок отражения суммы НДФЛ в строке 020 раздела 1 — теперь здесь указывается сумма налога, подлежащая уплате с начала года, а не только за отчетный квартал.
Строка 030 раздела 1 теперь показывает сумму налога, возвращенную физлицам с начала года, а не за конкретный квартал. Расшифровка возвращенного НДФЛ производится не по датам, а сводно — по периодам удержания налога согласно новым срокам перечисления.
В разделе 1 добавлены новые строки:
- 025 и 026 — для пятого и шестого сроков перечисления НДФЛ.
- 035 и 036 — для пятого и шестого сроков возврата НДФЛ работникам.
Раздел 2 теперь отражает НДФЛ по шести периодам удержания и возврата.
- Удержанный налог (строка 160) теперь детализирован на шесть строк, добавлены строки 165 и 166.
- Для налога, возвращенного налоговым агентом (строка 190), введены новые строки 195 и 196.
Исключена детализация по видам доходов в разделе 2.
- Удалены строки 111, 112 и 113, ранее предназначенные для отражения дивидендов, выплат по трудовым договорам и оплат по ГПД.
Добавлены новые строки в раздел 2:
- 131 — «Налоговая база».
- 156 — «Сумма налога, уплаченная в иностранном государстве».
В справке о доходах физлиц (Приложение к 6-НДФЛ) больше нет строки «Сумма налога перечисленная».
- Вместо нее появилась новая строка: «Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве».
Обновлена форма КНД 1175018 (справка о доходах и суммах налога, выдаваемая физлицам).
- В разделе 5 добавлена строка «Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве».
- Убрана строка о перечисленном НДФЛ.
- Название раздела 2 изменено — теперь он называется «Сведения о физическом лице — получателе дохода».

Обновленный расчет 6-НДФЛ в 2024 году учитывает новые правила уплаты налога и упрощает структуру отчетности, исключая избыточные данные. При заполнении формы за отчетные периоды (полугодие, 9 месяцев, год) следует использовать сроки перечисления налога, установленные для соответствующего квартала. В годовом расчете 6-НДФЛ налоговые агенты должны также подготовить справки о доходах физических лиц.

Важно помнить, что раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется по каждому КБК, а раздел 2 — по каждому КБК и каждой ставке НДФЛ. При этом разница между удержанным и возвращенным налогом в этих разделах должна совпадать.

Форма 6-НДФЛ является важным инструментом налогового контроля, и ее своевременная сдача – обязательное требование для всех налоговых агентов. Грамотное ведение отчетности поможет избежать штрафов и проблем с налоговыми органами. Для автоматизации процессов рекомендуется использовать специализированные бухгалтерские программы, а также регулярно проверять изменения в законодательстве.

Елена Криштоп

Главный редактор, Руководитель