LEGIS PRO

Первичные документы в бухгалтерском учете: как оформлять, исправлять и хранить

Первичные документы являются основой бухгалтерского учёта. Именно они подтверждают факты хозяйственной деятельности организации и служат основанием для ведения бухгалтерских записей. Ошибки в оформлении, исправлении и хранении первичных документов могут привести к серьёзным последствиям — от проблем с налоговыми органами до штрафов и судебных разбирательств. В этой статье подробно разберём, какие требования предъявляются к первичной документации, как её правильно оформлять, исправлять ошибки и обеспечивать надёжное хранение.

Что такое первичные документы и зачем они нужны?

Первичные учётные документы фиксируют финансово-хозяйственные операции, служат доказательством их совершения и являются базой для расчётов налогов, подготовки отчётности и аудиторских проверок. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести бухгалтерский учёт с использованием первичных документов.

Основные функции первичной документации:

подтверждение законности и реальности операций;
служит основанием для бухгалтерских записей;
используется при налоговых проверках и аудитах;
помогает в анализе финансово-хозяйственной деятельности.

Требования к оформлению первичных документов

Согласно законодательству, первичные документы должны отвечать ряду требований:

Обязательные реквизиты (ФЗ № 402-ФЗ, статья 9):
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции (количество, стоимость и т. д.);
- должности и подписи ответственных лиц.
Чёткая и однозначная формулировка информации – данные должны быть читаемыми, не содержать двусмысленных трактовок.
Использование бланков установленной формы (если форма документа регламентирована нормативными актами, например, для накладных или счетов-фактур).
Электронный документооборот – при использовании электронных первичных документов они должны подписываться квалифицированной электронной подписью.

Зарегистрируем ИП бесплатно

Квалифицированно определим, какая система налогообложения подходит
Оформим патент
Подберем коды видов деятельности из справочника ОКВЭД
Поможем с выбором банка
Организуем получение электронной подписи бесплатно без очередей и максимально удобно для вас территориально
Составим предварительную финансовую модель и схему работы.

А так же:
Подключим к СБИС (сдача отчетности и ЭДО) за 3000 рублей в год.

Для хорошего старта важно пройти регистрацию грамотно. В этом вам поможет наше квалифицированное сопровождение.

Виды первичных документов

В зависимости от цели использования и типа операции, первичные документы подразделяются на:

1. Расчётные

Используются для расчётов с контрагентами и сотрудниками:

платежные поручения;
расчётно-платёжные ведомости;
кассовые ордера.

2. Товарные

Фиксируют движение товарно-материальных ценностей:

товарные накладные;
акты приёма-передачи;
счета-фактуры.

3. Производственные

Описывают процессы производства и внутреннего потребления:

наряды на работу;
акты на списание материалов;
ведомости учёта выработки.

4. Кадровые

Связаны с управлением персоналом:

приказы о приёме и увольнении;
табели учёта рабочего времени;
служебные записки.

Как исправлять ошибки в первичных документах

Ошибки в документах могут привести к недействительности сделки или штрафам. Существуют определённые правила исправления ошибок:

Ручное исправление (допустимо в бумажных документах):
- зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой;
- рядом вписать верные данные;
- указать дату исправления и поставить подпись ответственного лица.
Использование корректирующих документов:
- если ошибка выявлена после подписания документа, оформляется корректирующий акт;
- в налоговых накладных используются исправительные счета-фактуры.
Корректировка электронных документов:
- создаётся новый документ с исправленной информацией;
- прежний документ аннулируется с соответствующей отметкой.

Важно: исправления не допускаются в кассовых и банковских документах, а также в уже зарегистрированных налоговых документах.

Хранение первичных документов

Сроки хранения первичных документов регламентируются Налоговым кодексом РФ и Законом № 125-ФЗ «Об архивном деле»:

Бухгалтерские и налоговые документы – минимум 5 лет с момента окончания налогового периода.
Кадровые документы – от 3 до 75 лет в зависимости от вида документа.
Кассовые документы – 5 лет.
Документы по страховым взносам – 6 лет.

Способы хранения:

бумажные архивы – документы должны храниться в защищённых помещениях;

электронные архивы – файлы должны иметь резервные копии и быть защищены от несанкционированного доступа.

Ответственность за нарушение правил ведения первичных документов

Неправильное оформление, утрата или несвоевременное представление первичных документов влечёт административную и налоговую ответственность:

Штраф за отсутствие первичных документов – до 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Штраф за ведение бухгалтерии с нарушениями – до 30 000 рублей.
Уголовная ответственность возможна при сокрытии доходов и налоговых преступлениях.

Правильное оформление, корректировка и хранение первичных документов – основа успешной и прозрачной бухгалтерии. Соблюдение всех требований законодательства позволит избежать штрафов, проблем с налоговыми органами и обеспечит надёжную финансовую отчётность. Использование современных систем электронного документооборота и регулярные проверки документов помогут минимизировать риски и упростить учётные процессы.

Елена Криштоп

Руководитель