Бухгалтерские
услуги в Санкт-Петербурге

Санкт-Петербург,
ул. Малая Морская, д. 16

Пн-Сб с 09:00 до 19:00

+7 (921) 930-61-74
Заказать звонок

Меню сайта

ЕФС-1 при приеме на работу в 2026 году: полная инструкция по заполнению и сдаче

Актуально для: всех работодателей (юрлиц и ИП), нанимающих персонал по трудовым или гражданско-правовым договорам. С 1 января 2026 года действует новая форма (Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462). Разберем, как по форме ЕФС-1 отчитаться при приеме сотрудника на работу. Инструкция 2026 года содержит четкие правила, позволяющие избежать штрафов. Подготовлено экспертами на основе актуальных нормативов Социального фонда России (СФР).

ЕФС-1 при приеме на работу

Каждый факт трудоустройства нового работника требует подачи сведений в СФР. Внесены изменения в коды, порядок заполнения разделов и способы отправки отчетности. Чтобы не допустить ошибок, нужно понимать структуру формы, сроки и правила внесения данных. Рассмотрим пошагово, какие сведения и когда подавать, как избежать типичных нарушений, а также разберем новые коды и требования 2026 года.

Кто и когда обязан подавать ЕФС-1 при приеме

Обязанность сдавать единую форму (ЕФС) лежит на всех страхователях. Отчитываться нужно о каждом факте заключения трудового договора или договора ГПХ с физическим лицом. Срок сдачи при приеме – не позднее следующего рабочего дня после:

  • издания приказа о приеме на работу (для трудового договора);
  • подписания договора ГПХ (если исполнитель – не ИП и не самозанятый).

Исключения: высококвалифицированные иностранные специалисты (временно пребывающие) – по ним отчетность не подается. Также не нужно отчитываться по самозанятым, если соблюдены три условия: статус подтвержден через сервис ФНС, исполнитель не увольнялся из компании менее двух лет назад, а вид деятельности разрешен для НПД. Во всех остальных случаях подается подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности) вместе с титульным листом и подразделом 1 (данные о физическом лице).

Важно: если работник принят и уволен в один день, нужно подать два мероприятия («ПРИЕМ» и «УВОЛЬНЕНИЕ») в одном файле. Запись об увольнении без приема считается ошибкой. При увольнении в будущем (например, отпуск с последующим увольнением) дата события проставляется последним днем отпуска, но срок подачи отчета исчисляется со дня подписания приказа. Ниже – подробная таблица заполнения подраздела 1.1, которая сэкономит ваше время и предотвратит претензии фонда.

Пошаговое заполнение: подразделы 1 и 1.1 (с примерами)

При приеме в 2026 году нужно заполнить титульный лист, подраздел 1 (персональные данные) и подраздел 1.1 (мероприятие). Основное внимание – кодам и графам. Приводим таблицу с расшифровкой каждой графы подраздела 1.1 – это ключевая часть инструкции для кадровика и бухгалтера.

Графа Что указывать Пример заполнения
1 Порядковый номер строки (начинается с 1) 1
2 Дата приема на работу (по приказу) 15.04.2026
3 Код кадрового мероприятия: «ПРИЕМ» или «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» ПРИЕМ
4 Код территории: РКС (Крайний Север) или МКС (приравненные), иначе прочерк
5 Должность (профессия), подразделение, код вида трудового договора (через запятую): 0 – бессрочный; 0.1 – срочный до 6 мес.; 0.2 – срочный более 6 мес.; 1 – совместительство; 1.1 – совместительство до 6 мес.; 1.2 – совместительство более 6 мес. менеджер по продажам, отдел маркетинга, 0
6 Код выполняемой функции по ОКЗ (5 знаков) – обязательно для всех, кроме некоторых случаев ГПХ 2434 (для менеджеров)
7 При приеме – не заполняется (используется для текста причины увольнения)
8-10 Наименование, дата и номер документа-основания (приказ о приеме или договор ГПХ) Приказ №45-к от 15.04.2026
11 Признак отмены (заполняется только при корректировке ранее поданных сведений)

 

Теперь – важные детали по каждому разделу. В подразделе 1 раздела 1 указываем: СНИЛС (обязательно), ИНН (по желанию, но лучше заполнить), дату рождения, статус застрахованного лица. Для граждан РФ ставим код «ГРФ». Код страны – 643 (Россия). С 2026 года в поле «Статус ЗЛ» добавили код «МДИГ» – для иностранцев, застрахованных в РФ по международным соглашениям. Титульный лист: регистрационный номер в СФР, ИНН/КПП, ОКВЭД (берется из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на дату подачи отчета – это новое правило). Коды статистики заполнять не нужно.

Далее рассмотрим нетипичные ситуации, которые вызывают вопросы даже у опытных кадровиков.

Нестандартные кейсы: перевод, неполное время, переименование должности

С 30 декабря 2025 года (дата начала действия нового бланка) изменились правила отражения некоторых кадровых событий. Исчезли коды ДИСТ (дистанционная работа) и НДОМ (надомный труд). Теперь они не требуют отдельного уведомления. А мероприятие «ПЕРЕВОД» распространили на случаи установления или отмены неполного рабочего времени. Если сотрудник переходит с полной ставки на 0,5 и это оформлено дополнительным соглашением, – подается подраздел 1.1 с кодом «ПЕРЕВОД» в графе 3. Срок – не позднее 25-го числа месяца, следующего за событием.

Еще один частый запрос: переименование должности без изменения трудовой функции. Если меняется только штатное расписание, а дополнительное соглашение к трудовому договору не подписывается, – оснований для отчета нет. Если же вносится запись в трудовой договор – это считается переводом, и форму подавать нужно. При переходе из договора ГПХ в штат: два независимых мероприятия. Сначала подается прекращение ГПХ (с кодом «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»), затем – прием на работу («ПРИЕМ»). Даты не должны пересекаться, иначе СФР вернет ошибку.

Также напомним о заполнении графы 5 (код вида трудового договора). С 2026 года нет изменений, но многие ошибаются: при срочном договоре на 3 месяца ставят код 0.1, а при срочном на 8 месяцев – 0.2. Для совместителей – код 1, для срочного совместительства до полугода – 1.1 и т. д. Коды по ОКЗ (графа 6) – обязательно сверяйте с актуальной версией классификатора ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Для большинства офисных должностей коды начинаются на 2 (специалисты) или 3 (техники), для руководителей – на 1.

Как подать ЕФС-1: форматы, сроки, электронная подпись

ЕФС-1 при приеме на работу

Способ подачи зависит от численности застрахованных лиц (включая сотрудников по ГПХ). Если один человек или до 10 – можно сдать на бумаге (лично, через представителя или почтой). При численности от 11 и выше – только электронно через ГИС ЕЦП (Единая централизованная цифровая платформа) или операторов ЭДО (СБИС, Контур.Экстерн, Такском). Важно: с 1 августа 2025 года система ЭДОК больше не используется. Переход на новый канал обязателен.

Для электронного отчета потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). С 1 сентября 2026 года вступают в силу дополнительные требования к сертификату: он должен содержать три параметра: keyAgreement (согласование ключей), Data encipherment (шифрование данных) и Key encipherment (шифрование ключа). Если подпись не соответствует этим требованиям, отчетность не пройдет проверку. Рекомендуем проверить сертификат заранее, до сентября. Также при подаче отчета представителем (не руководителем) обязательно приложить машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате, установленном СФР. Без нее отчет отклонят.

Бумажный вариант: заполняете форму черной или синей ручкой, заверяете печатью (при наличии) и подписью. Отправляете заказным письмом с описью или привозите лично. Дата подачи – дата отправки (по почтовому штемпелю) или дата приема специалистом фонда. Но помните: если вы выбрали бумагу при численности более 10 человек, последует штраф – 1000 рублей по ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ.

Штрафы за ошибки и просрочки: как их избежать

Ответственность за нарушения по ЕФС-1 – серьезная. Разберем два основных блока: персучет (раздел 1) и взносы на травматизм (раздел 2). При нарушении срока или ошибках в подразделах 1.1 и 1.2 штраф – 500 рублей за каждого работника, по которому сведения не поданы или искажены. Например, если компания забыла подать отчет при приеме 15 сотрудников – штраф 7500 руб. Но есть возможность уменьшить штраф: если оплатить его в течение 10 календарных дней с момента получения требования – сумма уменьшается вдвое (50% скидка). За раздел 2 (травматизм) скидка не действует, там штраф – 5% от суммы взносов за последние 3 месяца за каждый полный или неполный месяц просрочки, минимум 1000 руб., максимум 30%.

Важно: штрафа можно избежать, если вы самостоятельно обнаружили ошибку и подали корректирующий отчет до того, как ее нашел СФР, либо если успели исправить данные в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибке от фонда. Это правило действует для подраздела 1.1. Для раздела 2 – только смягчающие обстоятельства (незначительная просрочка, технический сбой). Также должностное лицо (директор или главный бухгалтер) могут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП на 300–500 руб. или вынести предупреждение.

Что делать, если СФР не принял отчет? Изучите протокол с кодом ошибки. Код 50 – переделать полностью, код 30 – исправить в течение 5 дней (без штрафа), код 20 – недочеты, не требующие срочного исправления. Частые причины отказа: устаревший бланк, неверный формат файла, отсутствие МЧД, проблемы с УКЭП, неактуальные коды (например, указан ДИСТ, который исключили). Всегда используйте форму по Приказу СФР № 1462 от 17.11.2025.

Полный чек-лист по ЕФС-1 для кадровика на 2026 год

Чтобы работа с отчетностью была безупречной, систематизируйте процессы. Вот пошаговый алгоритм действий при каждом приеме:

  • Издайте приказ о приеме или подпишите договор ГПХ.
  • В день оформления заполните в учетной программе (1С:ЗУП, СБИС) титул, подраздел 1 (персональные данные) и подраздел 1.1 с кодом «ПРИЕМ» или «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
  • Проверьте код ОКЗ (графа 6) по актуальному классификатору, а код территории (графа 4) – если рабочий регион относится к РКС/МКС.
  • Укажите верный код вида договора в графе 5 (0, 0.1, 0.2, 1 и т. д.).
  • Если сотрудник – иностранец с правом на страхование, используйте новый статус «МДИГ».
  • Сформируйте файл в формате XML (по шаблону СФР) и подпишите УКЭП, которая соответствует требованиям (с сентября 2026 – три параметра шифрования).
  • Отправьте через личный кабинет СФР или оператора ЭДО не позднее следующего рабочего дня после даты приказа.
  • Получите протокол контроля (в течение 3 рабочих дней) и проверьте, нет ли кода 30 или 50.
  • При ошибке – исправьте в 5-дневный срок, подав корректировку с заполненной графой 11 (признак отмены или дополнения).

Такой подход минимизирует риски. Также раз в квартал сверяйте регистрационные данные с выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП – ОКВЭД и реквизиты должны быть актуальны на дату подачи каждого отчета. И помните: при приеме внешнего совместителя правила те же – подаем подраздел 1.1 с кодом 1 (совместительство) в графе 5.

Изменения 2026 года: резюме для специалиста

Итак, ключевые нововведения, которые важно учитывать год за годом:

  • Новая форма ЕФС-1 (Приказ № 1462 от 17.11.2025) – старая не принимается.
  • Удалены коды ДИСТ и НДОМ.
  • Мероприятие «ПЕРЕВОД» теперь включает установление и отмену неполного рабочего времени.
  • Появился код статуса застрахованного лица «МДИГ» (для иностранцев по международным договорам).
  • Для подачи электронно – только через ГИС ЕЦП или операторов ЭДО (система ЭДОК отключена с августа 2025).
  • С сентября 2026 года – новые требования к УКЭП: три обязательных параметра шифрования.
  • Машиночитаемая доверенность (МЧД) – обязательно для представителей.
  • ОКВЭД на титульном листе указывается по ЕГРЮЛ/ЕГРИП на дату подачи.

Также скорректирован подраздел 1.2 (страховой стаж): из него убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС» – теперь декретные и детские пособия не требуют отдельного отчета о стаже. А в подразделе 1.3 добавили значение «4» (для третьей квалификационной категории работников государственных учреждений).

Главный совет: не откладывайте сдачу на последний день. Технические ошибки (сбой оператора, проблемы с подписью) могут возникнуть внезапно. Лучше отправить отчет утром следующего дня после приема. И всегда сохраняйте квитанцию о доставке в СФР – это ваше подтверждение соблюдения срока.

Надеемся, эта инструкция поможет вам безошибочно заполнять ЕФС-1 в 2026 году и избежать штрафов. Используйте таблицу с графами как шпаргалку, а чек-лист – как ежедневный инструмент кадрового специалиста.

Оставьте заявку на консультацию и мы перезвоним вам в любое удобное время
Заполните форму и получите бесплатную консультацию - подберем лучшее решение под вашу задачу и ответим на все вопросы.
В какое время вам позвонить?

Ваши данные используются только для обратной связи и не передаются третьим лицам. Отправляя заявку Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Бесплатно
и интересно!

Рассчитайте стоимость в онлайн-калькуляторе!