Бухгалтерские
услуги в Санкт-Петербурге

Санкт-Петербург,
ул. Малая Морская, д. 16

Пн-Сб с 09:00 до 19:00

+7 (921) 930-61-74
Заказать звонок

Меню сайта

ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция, образец и разбор типичных ошибок

1. Кто и когда обязан сдавать единый отчёт ЕФС-1

С 1 января 2023 года единая форма ЕФС (Единая форма сведений) объединила отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Теперь единый документ направляется в Социальный фонд России (СФР). Каждый работодатель — юрлицо, ИП, адвокат, нотариус — обязан уведомлять фонд о кадровых мероприятиях. В первую очередь это касается процедуры приёма физических лиц. Отчёт заполняется должен на каждого нового сотрудника, включая совместителей, удалёнщиков, сезонных работников и иностранцев (с определёнными кодами).

Бухгалтер заполняет ЕФС‑1

Главное правило: сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Например, если приказ подписан 15 мая 2026 года, крайний срок — 16 мая 2026 года. Исключений нет: ни 25-е число следующего месяца, ни другие общие сроки здесь не действуют. Важно знать: заполнение ЕФС-1 требуется и при переводе, увольнении, начале/окончании договора ГПХ. Но наша статья сфокусирована именно на мероприятии «ПРИЁМ».

По данным СФР, более 35% штрафов (а это от 500 до 1000 рублей за каждого незастрахованного работника) выписывают именно за пропуск срока подачи. Поэтому держите под рукой календарь: день приказа + 1 рабочий день. Для удобства запомните: если работа начинается в понедельник, приказ оформите в пятницу — тогда сдать ЕФС-1 нужно в понедельник (следующий рабочий день). Ошибиться нельзя.

  • Когда обязательно подавать ЕФС-1: приём по трудовому договору (бессрочному, срочному, совместительству); заключение ГПХ на выполнение работ/услуг; перевод на другую постоянную должность; переименование компании или подразделения.
  • Кого нужно включать в отчёт: граждане РФ, иностранцы (ВКС, временно/постоянно проживающие), лица без гражданства, дистанционные работники.
  • Что грозит за опоздание: штраф 500 ₽ за каждое застрахованное лицо по ст. 17 Закона № 27-ФЗ. Для малого бизнеса это может вылиться в десятки тысяч рублей, если подать отчёт позже на всех новых сотрудников сразу.

После формирования отчёта в личном кабинете СФР или через оператора ЭДО вы получите протокол входа с кодами 20,30,40,50. Код 30 — ошибка (сведения приняты не в полном объёме). Коды 40,50 — грубая ошибка, данные не учтут на лицевом счёте. Исправить их нужно в течение 5 рабочих дней.

2. Структура ЕФС-1 при приёме: какие листы заполнять

Многие кадровики ошибочно пытаются заполнить все разделы формы. Но для кадрового мероприятия «ПРИЁМ» достаточно трёх обязательных элементов:

  • Титульный лист — содержит данные о страхователе (регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД, телефон, e-mail).
  • Подраздел 1 раздела 1 — персональные сведения о сотруднике (СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН, статус застрахованного лица, код гражданства).
  • Подраздел 1.1 раздела 1 — непосредственно сведения о трудовой деятельности (код «ПРИЁМ», должность, код по ОКЗ, вид договора, дата и номер приказа).

Важно: подразделы 1.2 (страховой стаж) и 1.3 (зарплата бюджетников) при приёме заполнять не нужно — они подаются отдельно по итогам года или при назначении пенсии. Но если вы также хотите отчитаться за предыдущие периоды или корректируете ошибку, то в одном файле ЕФС-1 допустимо объединять несколько типов сведений. Однако для простоты лучше сдавать каждый отчёт по своему мероприятию, чтобы избежать путаницы.

Разберёмся подробнее с наполнением каждого подраздела, потому что именно здесь возникает больше всего сложностей. Согласно Приказу СФР от 17.11.2023 № 2281 (действует в 2026 году), все поля должны быть заполнены без сокращений, если иное не предусмотрено правилами.

3. Образец заполнения титульного листа и раздела 1

Начнём с титульного листа. Поле «Регистрационный номер в СФР» — это 12-значный код, который присваивается при регистрации юрлица или ИП в фонде. Его можно посмотреть в уведомлении о регистрации или в личном кабинете на сайте СФР. «ИНН» организации состоит из 10 цифр, у ИП — из 12 цифр. «КПП» заполняют только юрлица (ИП ставят прочерк). Поле «ОКВЭД» — основной вид деятельности по состоянию на дату сдачи отчёта. «ОГРН» для юрлица — 13 знаков, для ИП — 15 знаков ОГРНИП. Обратите внимание: в нижней части титульника указывают должность руководителя (генеральный директор, ИП), ставят печать (при наличии) и дату подписания. Без подписи единый отчёт недействителен.

Теперь переходим в подраздел 1 раздела 1 (сведения о застрахованном лице). Самая частая ошибка — неверный СНИЛС. Номер должен содержать 11 цифр (например, 123-456-789 01), в форме вводится без пробелов и дефисов. Поле «ФИО» — строго в именительном падеже, как в паспорте. «Дата рождения» — в формате ДД.ММ.ГГГГ. «Статус ЗЛ»: для россиян — ГРФ, для постоянно проживающих иностранцев — ПЖИГ, для ВКС — ВКС. «Гражданство (код страны)» по ОКСМ: для РФ — 643, для лиц без гражданства — 000.

Ниже приведена таблица со статусами застрахованных лиц — сохраните её для работы с иностранцами.

Код Категория застрахованного лица
ГРФ Граждане РФ
ПЖИГ Иностранцы, постоянно проживающие в РФ
ВЖИГ Иностранцы, временно проживающие в РФ, и беженцы
ВПИГ Временно пребывающие иностранцы (кроме ВКС)
ВКС Высококвалифицированные специалисты (ВКС)
МДИГ Иностранцы по международным договорам (обязательное соцстрахование)

Если у вас новый сотрудник из стран ЕАЭС (например, из Казахстана, Беларуси), статус выбирайте по факту его проживания: временное или постоянное. При этом код гражданства — 398 (Казахстан), 112 (Беларусь). Проверяйте документы: миграционную карту, вид на жительство или разрешение на временное проживание.

4. Ключевой этап: заполняем подраздел 1.1 (мероприятие «ПРИЁМ»)

Именно здесь указываются все сведения о кадровом событии. На практике как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу нового сотрудника без ошибок — вопрос №1 от бухгалтеров. Разберём построчно в соответствии с последними требованиями СФР.

  • Графа 1 (№ п/п) — порядковый номер записи (например, 1, если это первое кадровое событие у вас в отчёте).
  • Графа 2 (Дата) — дата приёма на работу, совпадает с датой приказа. Формат ДД.ММ.ГГГГ. Пример: 01.06.2026.
  • Графа 3 (Сведения о приёме…) — пишем строго ПРИЁМ заглавными буквами (код мероприятия).
  • Графа 4 (Крайний Север) — если работа проходит в районах Крайнего Севера, ставим РКС, если в приравненных местностях — МКС. Если нет — оставляем пустой.
  • Графа 5 (Трудовая функция) — наименование должности строго по штатному расписанию (например, «ведущий бухгалтер»). Через запятую указывается код вида договора: 0 — бессрочный; 0.1 — срочный до 6 месяцев; 0.2 — срочный более 6 мес; 1 — совместительство; 1.1/1.2 — срочное совместительство.
  • Графа 6 (Код выполняемой функции) — пятизначный код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий), например, 2431.2 (специалист по рекламе). Если работник трудится неполный день, добавляем через запятую НЕПД, если неполная неделя — НЕПН. Приоритет у НЕПД.
  • Графа 7 (Причина увольнения) — при приёме не заполняется.
  • Графа 8 (Наименование документа-основания) — пишем «ПРИКАЗ». Для ГПХ — «ДОГОВОР».
  • Графа 9 (Дата документа) — дата приказа (та же, что и в графе 2).
  • Графа 10 (Номер документа) — номер приказа, например, 56-к.
  • Графа 11 (Признак отмены) — оставляем пустой при первичной подаче. «Х» ставится только для аннулирования ошибочной записи.

Пример: ООО «ТехноСервис» приняло на работу Сидорова А.А. 10.06.2026 на должность «инженер-программист» (код ОКЗ 2512.1), бессрочный договор (код 0). Приказ № 77 от 10.06.2026. В графе 5 пишем: «инженер-программист, 0». В графе 6 — «2512.1». Всё остальное заполняем согласно инструкции. Сдать такой отчёт нужно не позднее 11.06.2026. Если вы работаете через СБИС, Контур или 1С-Отчётность, система часто подсказывает коды автоматически, но проверять их всё равно нужно — человеческий фактор никто не отменял.

Сводная таблица кодов для графы 5 и графы 6 (договоры и спецрежимы)

Код в графе 5 Расшифровка Доп. код в графе 6 (при необходимости)
0 Бессрочный трудовой договор НЕПД / НЕПН
0.1 Срочный до 6 месяцев
0.2 Срочный более 6 мес.
1 Совместительство (бессрочное)
ДГПХ Договор ГПХ (без взносов на травматизм) Код по ОКЗ + ДГПХ
ДАВТФЛНС Договор авторского заказа с взносами на травматизм Код по ОКЗ + ДАВТФЛНС

Если вы заполняете ЕФС-1 на внешнего совместителя, обязательно поставьте в графе 5 код «1». И не забудьте, что для каждого места работы (основного и по совместительству) подаётся отдельный отчёт с соответствующим регистрационным номером страхователя. Для внутреннего совместительства — один страхователь, но два разных кадровых мероприятия (две строки в подразделе 1.1).

5. Ошибки, которые приводят к протоколам СФР с кодами 30, 40, 50

Даже опытные кадровики рассказывать о проблемах с ЕФС-1 могут долго. Чтобы вы не пополнили статистику штрафов, запомните 7 самых частых промахов:

  • Несовпадение даты приказа и даты события — если в отчёте указали 01.06.2026, а приказ датирован 02.06.2026, СФР вернёт ошибку. Даты должны быть идентичными.
  • Некорректный код должности по ОКЗ — используйте только актуальную версию классификатора (ОКЗ 029-2014). Контрольное число (пятая цифра) должно быть верным. Например, для директора — 1121.1, а не 1121.
  • Пропуск обязательных полей — например, не заполнен ИНН сотрудника (хотя поле «при наличии»). Лучше вносить всегда, если работник предоставил свидетельство.
  • Дублирование записи — если вы уже подали ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЁМ» на Петрова, а через день отправляете такой же отчёт повторно, фонд зафиксирует дубль. Чтобы избежать, проверяйте историю отправленных сведений.
  • Неправильный вид договора — например, указали код «0.2» (срочный более 6 мес), а в договоре прописано, что он бессрочный. Это нарушение искажает стаж.
  • Отсутствие кодов РКС/МКС при реальной работе на Севере — сотрудник теряет право на льготную пенсию, а страхователь получает предупреждение.
  • Заполнение графы «Признак отмены» без необходимости — если случайно поставить «Х», запись аннулируется, и у работника пропадёт период занятости. Восстановить сложно: придётся подавать корректировку.

Как только вы получили протокол с кодом 30 или 40, у вас есть ровно 5 рабочих дней на исправление. Правильный алгоритм: отменить ошибочную запись (подать строку с признаком отмены) и в следующей строке внести верные данные. Никогда не подавайте корректировку поверх старой — это вызовет путаницу в лицевом счёте. Также помните, что сведения о переводе или увольнении сдаются отдельно; нельзя объединять их с записью о приёме в одной строке.

Бухгалтер заполняет ЕФС‑1

6. Как и куда сдавать ЕФС-1: электронно или на бумаге

Способ подачи зависит от численности застрахованных лиц. Если у вас в штате 10 и менее человек, вы можете подать отчёт на бумаге лично в территориальный орган СФР или заказным письмом. Но даже при малой численности мы настоятельно рекомендуем использовать электронный документооборот (ЭДО) — это быстрее, и протокол проверки приходит в течение нескольких часов. При численности более 10 застрахованных — только электронно с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Штраф за нарушение формата — 1000 рублей.

Для подачи через интернет подойдут:

  • операторы ЭДО (Такском, Контур, Калуга Астрал, СБИС);
  • личный кабинет страхователя на сайте СФР (с 01.07.2025 действует Единая цифровая платформа);
  • бухгалтерские программы (1С:Предприятие, БЭСТ и др.) с модулем отчётности.

После отправки вы получите квитанцию о приёме. В протоколе могут быть коды 20 (предупреждение, но данные приняты), 30 (частичный приём), 40/50 (полный отказ). Если код 30, значит, часть информации (например, о должности) не прошла — подайте исправленный вариант в течение 5 рабочих дней, и штрафа не будет. Если проигнорировать, СФР начислит санкции за непредставление сведений.

Подчеркнём ещё раз: для заполнения всех полей используйте только достоверные данные из документов работника. Паспорт, СНИЛС (12-значный код), ИНН (10 или 12 цифр) — сверяйте с оригиналами. Опечатка даже в одной цифре СНИЛС приведёт к тому, что единый отчёт не попадёт на лицевой счёт, и стаж сотрудника не учтётся. Это особенно критично, если новый сотрудник планирует выходить на пенсию в ближайший год.

7. Контрольный чек-лист: как избежать доначислений и пени

Перед отправкой ЕФС-1 задайте себе 5 вопросов и сверьтесь с таблицей ниже. Если на все вопросы ответ «да», сдавать форму можно без страха.

Проверяемый пункт Что должно быть Отметка о выполнении
Титульный лист Регистрационный номер в СФР, ИНН/КПП, ОГРН, ОКВЭД, телефон, e-mail
Подраздел 1 (о сотруднике) СНИЛС, ФИО, дата рождения, статус (ГРФ/ВКС/ПЖИГ), код гражданства (643 для РФ)
Подраздел 1.1 (мероприятие) ПРИЁМ, дата = дате приказа, должность по штатке, код ОКЗ, вид договора (0/0.1/0.2/1)
Основание Наименование «ПРИКАЗ», номер и дата приказа – реальные, без ошибок
Срок подачи Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа

Если у вас произошёл перевод с одной должности на другую, то это уже отдельное мероприятие — «ПЕРЕВОД», и сдаётся оно до 25 числа следующего месяца. Не путайте с приёмом. При увольнении — тоже свой срок, не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения. Правильное разграничение событий избавит от многих проблем. Также мы советуем вести внутренний журнал учёта ЕФС-1 с датами и регистрационными номерами отчётов. Это поможет при проверках СФР доказать своевременную отправку.

Итог: Правильное и своевременное заполнение отчёта ЕФС-1 при приёме нового сотрудника — гарантия отсутствия штрафов и корректного учёта стажа. Используйте образец из статьи, сверяйтесь с таблицами кодов, и тогда работа с Социальным фондом будет максимально прозрачной. Данный материал составлен на основе официальных разъяснений СФР и актуальных нормативных актов (Приказ № 2281 от 17.11.2023). Будьте внимательны и не допускайте формальных ошибок, ведь на кону — репутация компании и пенсионные права ваших сотрудников.

Оставьте заявку на консультацию и мы перезвоним вам в любое удобное время
Заполните форму и получите бесплатную консультацию - подберем лучшее решение под вашу задачу и ответим на все вопросы.
В какое время вам позвонить?

Ваши данные используются только для обратной связи и не передаются третьим лицам. Отправляя заявку Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Бесплатно
и интересно!

Рассчитайте стоимость в онлайн-калькуляторе!